Załatwiając sprawę w ZUS, z klientem, z dostawcą, z hurtownikiem, może umknąć nam jakiś szczegół. Potem musimy dzwonić lub jechać po raz drugi, albo na miejscu lub w dostawie okazuje się, że dostaliśmy nie to, o co chodziło. Tracimy przez to czas, denerwujemy się. By tego uniknąć, warto zawczasu zadać kilka pytań.

Doświadczony przedsiębiorca używa wszystkich poniższych pytań w sposób naturalny, wyćwiczony, wytrenowany w wielu bojach z urzędnikami i nieuważnymi pracownikami. Jeśli wszystkie pytania wyglądają dla ciebie na oczywiste – to bardzo dobrze! To oznacza, że nie marnujesz czasu.

Jeśli na któreś z pytań twoja reakcja to „Wow, nigdy o tym nie pomyślałem”, to znaczy, że do tej pory co najmniej kilka razy straciłeś czas na wyprostowywanie problemów, których można było uniknąć. Ale nie zamartwiaj się tym, głowa do góry – po prostu od tej pory będziesz świadomie, z góry unikać pewnych problemów.

6 niezbędnych pytań

Kto za to płaci?
Czy dostanę na to jakiś dokument?
Kiedy mogę to zrobić?
Czy dokument zgadza się z rzeczywistością?
Jak dalej wygląda proces realizacji? Co dalej się stanie?
Dlaczego mam to zrobić? Gdzie to jest zapisane? Co z tego wyniknie?
Jak mogę zrobić to inaczej?

Pytania w praktyce: kilka przykładowych scenek

Wynajmujesz magazyn na firmę. Podczas wizyty na miejscu rzucasz wzrokiem na każdy przedmiot, który znajduje się w pomieszczeniu – gniazdko w ścianie (prąd), kran i zlew (woda), router (internet), kosz na śmieci (śmieci), podłoga (czyszczenie), ściany (zawieszenie dodatkowych szyn, półek), drzwi (dodatkowy klucz, wymiana zamka) – i pytasz „Kto za to płaci?”.

Dostawca usług transportowych źle wystawił ci fakturę, naliczając dwa razy należność za trzy miesiące wcześniej i twierdząc, że masz niedopłatę. Przesyłasz pracownikowi obsługi klienta prawidłową fakturę, potwierdzenie przelewu, a na końcu maila pytasz „Czy dostanę jakiś dokument na to, że wszystkie płatności mam uregulowane, z datą dzisiejszą? Przyda mi się to następnym razem”.

Bank omyłkowo zamknął ci konto. Nie możesz przelać pieniędzy. Doradca mówi, że bez problemu możesz założyć nowe konto. Pytasz jednak „Kiedy mogę to zrobić?”. Wtedy okazuje się, że dopiero wtedy, gdy wszystkie procedury w banku przemielą „twój wniosek” o zamknięcie konta. Czyli minie jeszcze parę dni. Jeśli to zrobisz wcześniej, system zgłupieje i nie uzna nowego wniosku.

Sprawdzanie faktur powinno być naturalnym odruchem przedsiębiorcy: czy zgadzają się twoje dane, czy jest wpisany twój NIP, czy zgadza się kwota, czy zgadza się wpisany towar. To wygląda na totalny drobiazg, ale gdy się stanie, musisz to odkręcić – i zużyć ekstra czas na wyjaśnienie pomyłki oraz na oczekiwanie na poprawioną fakturę.

Kupiłeś na firmę laptop, który uległ awarii. Zgłaszasz usterkę przez system obsługi. Doradca potwierdza, że przyjął zlecenie. Pytasz „Jak dalej wygląda proces realizacji?”. Doradca wyjaśnia, ile dni potrwa przetwarzanie twojego zlecenia, wystawienie zlecenia naprawy, umówienie terminu z technikiem.

Zwykle z instytucjami typu ZUS czy banki nie ma sensu dopytywać, po co im taki a nie inny dokument. Sami tego nie wiedzą: wystarczy, że mają zapisane w regulaminie lub w procedurze produktu. Natomiast w kontaktach z typowymi kontrahentami dopytanie „Dlaczego mam to zrobić?” często odkrywa, że zamiast czekać cały dzień na kuriera po odbiór paczki, możesz samodzielnie zawieźć paczkę do punktu odbioru. Co prawda, te punkty zwykle znajdują się gdzieś na obrzeżach miast, więc dojazd trwa dobre pół godziny. Ale przynajmniej czekanie na kuriera nie rozwala ci planu całego dnia.

Potrzebujesz pieniędzy na rozwój firmy. Idziesz do firmy pośredniczącej w załatwianiu kredytów i mówisz, o co ci chodzi. Doradca przedstawia kredyty w różnych firmach. Następnie ty pytasz „Jak mogę zrobić to inaczej?” – i okazuje się, że znacznie szybszym i prostszym sposobem od kredytu będzie limit w koncie. Doradca zwykle sam tego nie zaproponuje. Ale gdy spytasz, podsunie takie rozwiązanie.

Powodzenia w używaniu tych 6 pytań i oszczędzaniu czasu oraz nerwów!

Źródło grafiki: Geralt, Pixabay.