Firma cateringowa z Poznania w wybuchu gazu straciła lokal i całe wyposażenie. Przedsiębiorcy z ulicy Niemodlińskiej w Opolu tracą klientów, którzy nie mogą dojechać do ich firm – bo remont ulicy miał się zakończyć 20 stycznia 2018, a wciąż trwa. Trzeba mieć plan na takie sytuacje. A dokładnie, trzy plany: na bieżące pieniądze, na kontynuowanie obsługi klientów (działalności firmy), na odtworzenie firmy pod nowym adresem.

To normalne, że gdy ktoś nam mówi „Stracisz firmę – zabezpiecz się”, odrzucamy to jako czarnowidztwo. Zakładamy, że wszystko będzie dobrze, ponieważ gramy na statystykę. Jeśli 1 firmę na 1000 dotyka takie nieszczęśliwe zdarzenie, to mamy sporą szansę, że w ciągu 2-3 lat nam nic się nie stanie. Przez ten czas powinniśmy dorobić się na tyle, że w razie ewentualnych kłopotów będziemy dysponować gotówką na szybki powrót do normalności.

Ale optymizm to jedno, a posiadanie planu „na wszelki wypadek” to drugie. Ryzyko prędzej czy później zbiera swoje przykre żniwo. Firma cateringowa z Poznania nie przypuszczała, że w wyniku wybuchu gazu straci lokal i całe wyposażenie – a jednak tak się stało. Podobnie przedsiębiorcy z ulicy Niemodlińskiej w Opolu, której remont miał się zakończyć 20 stycznia 2018 – a jednak tak się stało. Teraz mówi się o końcu maja lub końcu czerwca 2018. Ci przedsiębiorcy nie mieli planów – musieli je tworzyć w panice, z dnia na dzień, widząc pustki na koncie i brak sprzedaży w kasie.

Plan nie musi być skomplikowany. Wystarczą trzy proste odpowiedzi.

Plan na bieżące pieniądze

Bieżące pieniądze są potrzebne po to, by przeżyć, zanim firma nie zacznie działać na nowo. Teoretycznie, masz środki na koncie. Ale praktycznie, one szybko znikną z tego konta. Niewielu kontrahentów zgodzi się wydłużyć terminy płatności z powodu wybuchu lub pożaru, więc przelewy za dostawy trzeba uregulować. Pracownikom trzeba wypłacić pensje w terminie. Nie wymigamy się również od obowiązkowych danin na US i ZUS. No i mamy przecież własne wydatki na żywność czy paliwo.

Jeśli masz plan na szybkie odtworzenie firmy, wtedy możliwe jest zebranie bieżących pieniędzy poprzez zaliczki od stałych klientów – pod warunkiem, że w ciągu 1-2 tygodni wrócisz do normalnej działalności.

Możesz spróbować z chwilówką – ale zwykle kwota jest niska, więc nie wystarczy ci na wiele. Również tutaj potrzebujesz szybkiego planu odtworzenia firmy, żeby oddać pieniądze w terminie i nie wpaść w zbędne długi.

Jednorazową zapomogę może przyznać tobie i twojej rodzinie urząd miasta. W sumie to kolejne kilka tysięcy złotych, które pozwolą przez moment utrzymać się na nogach.

Nie ma co liczyć na pożyczki bankowe. Gdy stracisz firmę, banki błyskawicznie zaczną szacować swoje ryzyko i liczyć, czy opłaci im się wypowiedzieć ci umowę. Dlatego na tym etapie od banków lepiej trzymać się z daleka.

Plan na kontynuowanie obsługi klientów

Do bieżącej obsługi klientów potrzebne są dwie rzeczy: towar i system sprzedaży/zamówień. W związku z tym, niespodziewane sytuacje w budynku należącym do firmy trzeba podzielić na cztery rodzaje.

Masz towar i masz system sprzedaży: najlepszy scenariusz. Towar trzymałeś w magazynie, system sprzedaży miałeś online, więc straty choć dotkliwe, nie są znaczące. Po prostu musisz wygospodarować trochę czasu, żeby ogarnąć wniosek do ubezpieczyciela.

Masz towar i nie masz bazy klientów: jest duża szansa, że stali klienci odezwą się sami. Mniejsi klienci – zależy od branży. Właśnie dla takich scenariuszy małe firmy nie powinny trzymać baz klientów czy e-sklepów na komputerach w firmie, a jeśli już – powinny często robić kopie zapasowe.

Nie masz towaru, ale masz system sprzedaży: wszystko zależy od twojej branży. Jeśli możesz szybko uzupełnić stany magazynowe, a klienci nie potrzebują go na dzień następny i poczekają na jego odbiór, uda ci się utrzymać klientów i sprzedaż bieżącą.

Nie masz towaru i nie masz systemu sprzedaży: ogromny pech. Jedynym wyjściem – poza zamknięciem firmy – jest wejście w podwykonawstwo u konkurencji lokalnej lub zostanie lokalnym oddziałem konkurencji krajowej. Mimo wszystko masz jakieś know-how, masz wykwalifikowanych pracowników, którzy być może chcą dalej z tobą pracować. Nie będziesz pracować już wyłącznie na siebie – ale to lepsze niż zgaszenie światła w ogóle.

Teoretycznie, w dwóch przypadkach możesz skorzystać ze wsparcia znajomych konkurentów. Wydaje się to niedorzeczne, ale działa reguła wzajemności: nigdy nie wiadomo, kiedy temu konkurentowi nie powinie się noga i nie będzie potrzebować pomocy. Nie prosilibyśmy konkurentów lokalnych, ale do tych działających w zupełnie innej części Polski warto zadzwonić z pytaniem. Jeśli nie masz towaru, ale masz klientów, możesz zaproponować odkupienie towaru po rozsądnej cenie. Na wysyłkę z magazynu konkurenta musiałbyś uzyskać osobną zgodę klienta (bezpieczeństwo danych osobowych). No i istnieje ryzyko przechwycenia klienta. Jeśli natomiast masz towar, ale nie masz klientów, możesz jego część zaoferować konkurentowi do kupienia: ty potrzebujesz pieniędzy, a on zyska nieco tańszy towar.

Czy taki pomysł by w Polsce zadziałał? Trudno powiedzieć. My nie słyszeliśmy o takim przypadku.

Plan na odtworzenie firmy

Żeby firma ponownie działała, musisz mieć pieniądze bieżące (za co odpowiada plan pierwszy), na bieżąco obsługiwać klientów, żeby nie przejęła ich konkurencja (za co odpowiada plan drugi), oraz posiadać pełne, normalne wyposażenie. Musisz zatem ponownie kupić wszystko to, co uległo zniszczeniu w niespodziewanej sytuacji: sprzęt biurowy, dokumentację, wyposażenie do produkcji/obsługi klientów, stanowiska pracy zatrudnionych osób, pomieszczenia biurowe. Kosztuje to pieniądze i wymaga twojej uwagi: tak naprawdę od nowa organizujesz swoją firmę. Potrwa to szybciej niż za pierwszym razem, ponieważ wiesz, co gdzie i jak. Jednak wymaga to czasu, a jego nie masz dużo, bo realizujesz równolegle dwa pozostałe plany.

W tym planie warto sięgnąć do wypróbowanych dostawców i wynegocjować z nimi (z uwagi na sytuację, w której jesteś) przekazanie sprzętu po kosztach albo z bardzo długim terminem płatności. Wiele osób ruszy ci z pomocą – nawet może cię zaskoczyć, jak wiele będzie to osób.

Musisz jednak mieć bardzo dokładny plan finansowy (cashflow) na następne pół roku. Nawet jeśli dostawcy wystawią ci dłuższe faktury, to musisz je opłacić. Jeśli nie przekazali ci tych rzeczy za darmo, to załóż, że potrzebują tych pieniędzy do własnej działalności. Mogą cię finansować – ale w końcu muszą dostać te pieniądze z powrotem. Pokazując plan rozruszania firmy z powrotem, pokażesz, że traktujesz ich poważnie i nie zostawisz z nieopłaconymi fakturami.

***

Niespodziewane i przykre zdarzenia mogą zdarzyć się każdemu, w każdym momencie. Ale czy stracisz firmę – zależy to tak naprawdę od stopnia twoich przygotowań i posiadanych trzech planów na kontynuowanie działalności. Jeśli masz plany, raczej dasz sobie radę. Jeśli nie masz planów, przyjdzie ci to o wiele trudniej – a może wcale. (CBP)

Źródło grafiki: TheDigitalArtist, Pixabay.com.