Fundusze unijne są różnie postrzegane przez przedsiębiorców. Jednak niezależnie od opinii, każdy może się dzięki nim czegoś nauczyć. Choćby tego, żeby zawsze mieć plan do przodu. Na najbliższe 12 miesięcy.

12 miesięcy utrzymania działalności gospodarczej to częsty obowiązek przedsiębiorcy, zapisany w regulaminie projektów rozdysponujących fundusze unijne. Unia oczekuje, że pieniądze z funduszy zostaną naprawdę zainwestowane: czyli przyczynią się do powiększenia kapitału finansowego i stworzenia nowych miejsc pracy. Wyjąwszy nagłą sodówkę właściciela, czyli zachłyśnięcie się sukcesem i przejedzenie zysków z paru dużych zleceń, 12 miesięcy istnienia firmy w zasadzie zapewnia pomyślność przetrwania firmy na rynku. Okrągły rok to okres wystarczający, aby przeżyć wzloty i upadki, złapać spektakularny sukces i poszorować o dno po równie spektakularnej wtopie. Okrągły rok to cztery pory roku i sezonowe wahania sprzedaży: świąteczny szał zakupów i wakacyjny spadek obrotów.

Jak zatem zaplanować owe 12 miesięcy, żeby odpowiednio wydać pieniądze i przygotować się na najbardziej typowe problemy w ciągu roku? Dużo zależy od branży. Jedne najlepiej działają w podziale na kwartały, inne w podziale na miesiące, a jeszcze inne w podziale na tygodnie. Jako przedsiębiorcy, powinniśmy brać to, co najlepsze od nich wszystkich. Czyli warto, żebyśmy mieli pomysł na biznes w skali tygodnia, w skali miesiąca, w skali kwartału.

Istnieją – oczywiście – dwie szkoły tworzenia takich planów. Jedna wychodzi od planu kwartalnego, który jest następnie dzielony i uszczegóławiany w planach miesięcznych i tygodniowych. Druga szkoła to plany tygodniowe, które dzięki dość szybkiemu udoskonalaniu (co tydzień poprawiamy jeden element) stają się coraz lepsze i gromadzą drobne korzyści. Korzyści zsumowane w kwartale przynoszą duży i dobry wynik.

W praktyce najlepiej sprawdza się podejście planów tygodniowych, na które nakładasz siatkę płatności ze skali miesiąca, a następnie zmienność sezonową oraz siatkę płatności w skali kwartału i roku.

Podejście tygodniowe

Najpierw ustal pewien plan działań sprzedażowych na tydzień. Poniedziałek i wtorek przeznacz na nawiązywanie kontaktów, a środę, czwartek i piątek na domykanie transakcji. Musisz założyć okres trwania procesu sprzedaży: czy w twojej branży i przy twoim produkcie klienci zwykle decydują się szybko na zakup, czy są niezbyt zdecydowani. Od tego zależy, czy kontakty z poniedziałku i wtorku jesteś w stanie zamknąć w środę, czwartek i piątek w tym samym tygodniu, czy już przechodzą na kolejny tydzień. Jeśli przechodzą na kolejny, to oznacza, że tydzień kończysz na minusie – i musisz włożyć własne pieniądze, żeby puścić niezbędne przelewy. Przy finansowym planowaniu tygodnia musisz też wziąć pod uwagę opóźnienia płatnicze. Przelewy są, niestety, wysyłane tylko podczas ustalonych sesji. Jeśli ty i klient posiadacie konta w innych bankach, to przelew potrzebuje dwie sesje, żeby przejść od klienta do ciebie: jedną na wyjście z banku klienta, drugą na wejście do twojego banku. Często trwa to dwa dni, zwłaszcza gdy przelewy wysyłane są popołudniami. Jeśli planujesz przelewy własne z dokładnością co do jednego dnia, musisz mieć ekstra dzień na przelew.

Długość procesu sprzedaży i opóźnienie w przelewie powodują, że zanim firma tak naprawdę zacznie odnosić korzyści z funduszy unijnych, minie kilka dobrych tygodni. Koszty bieżące zwykle nieco wzrosną: nowe urządzenie zużywa energię, obsługa zabiera czas pracowników. Jeśli rachunki płacisz na podstawie bieżącego zużycia, a nie na podstawie ustalonej przedpłaty okresowej, musisz być przygotowany finansowo. Czyli – musisz mieć jeszcze więcej wolnej gotówki. Albo z oszczędności, albo z osobnego kredytu, albo z faktoringu faktur klientów.

Podejście miesięczne

W podejściu miesięcznym rozpisujesz kwoty, które potrzebujesz mieć na koncie do końca określonego tygodnia w związku z różnymi opłatami: ZUS, podatek, pensje, rachunki, raty. Gdy wpiszesz je w tygodnie, zobaczysz, ile pieniędzy potrzebujesz – a to błyskawicznie przeniesie się na plan sprzedaży. Od razu zobaczysz, które tygodnie w danym miesiącu są bardzo finansożerne, a które luźne.

W podejściu miesięcznym wpisujesz też różne święta i inne przewidywalne wydarzenia (np. typowe okresy branżowych promocji), które wpływają na liczbę dni do prowadzenia działań sprzedażowych w danym tygodniu. To wpływa na wynik finansowy danego tygodnia – oraz na samopoczucie przedsiębiorcy w związku ze zbliżającymi się terminami dużych/ważnych przelewów.

Podejście kwartalne

W podejściu kwartalnym na siatkę miesięcy nakładasz wzrosty i spadki popytu związane z ogólną sezonowością branży. W jednych branżach B2B największe zakupy surowców odbywają się wiosną, a inne – zimą. Również na rynku B2C występują wahania: a to ferie zimowe, a to święta, a to długi weekend, wakacje, znów długi weekend, i jeszcze jeden, znowu święta. Każde takie wydarzenie oznacza, że jako przedsiębiorcy musimy zmienić swoje działania sprzedażowe. Tak naprawdę, oznacza to, że mamy znacznie mniej dni sprzedażowych niż nam się zdaje.

Z kolei oznacza to, że dni sprzedażowe muszą być spędzane niezwykle wydajnie. Każdy tydzień to okazja do przetestowania nowej sztuczki sprzedażowej albo na ominięcie pułapki przedsiębiorcy. To także okazja do lepszego poznania klienta – z czego korzyści widać dopiero w skali rocznej i wieloletniej.

Podejście roczne i wieloletnie (obsługa klienta i marka)

Wiele firm uważa obsługę klienta za koszt i ogólnie nieprzyjemny, uciążliwy obowiązek. Nic dziwnego, że próbują outsource’ować ten obszar biznesu. Wychodzą jednak na tym kiepsko – ponieważ tracą z oczu cotygodniową możliwość poznawania klienta. Nie chodzi jednak o poznawanie w sensie zbierania informacji o kliencie. Chodzi o odnajdywanie takich informacji, które pozwolą klientowi skrócić jego/jej czas trwania procesu sprzedaży. Jeśli klient widzi twoje zaangażowanie i uczciwość (obsługa klienta) oraz zna i wie, że można polegać na jakości twoich produktów (marka), wtedy zamiast dwóch czy trzech tygodni zamknięcie transakcji odbywa się w tym samym tygodniu, co jej rozpoczęcie. Kapitalnie wpływa to na finanse: w tygodniu pojawiają się dodatkowe przychody, więc płacenie rachunków odbywa się ze znacznie mniejszymi nerwami.

Przedsiębiorca, który w swojej firmie planuje i działa w oparciu o wszystkie cztery podejścia, ma większą szansę odnieść sukces. Nie wyłoży się na oczywistych przeszkodach i będzie budować przewagę nad konkurencją – praktycznie niezauważalnie, z tygodnia na tydzień. Gdy będzie ona widoczna, po roku lub dwóch, wtedy przyjdzie okres zbierania korzyści. Rozliczenia pożyczki unijnej przestaną sprawiać problemy, klienci będą zadowoleni, a prowadzenie firmy stanie się naprawdę przyjemne. A do tego – będziesz dysponować pieniędzmi. Albo na dalszą inwestycję, albo na premię dla siebie. (CBP)