Pełnomocnik w firmie to przydatny sposób, żeby oszczędzić czas i nie załatwiać osobiście wszystkich drobnych spraw. Nie oznacza to jednak, że już w ogóle nie zajmujesz się tymi zleconymi sprawami. Musisz monitorować, co się dzieje.

W internecie można znaleźć sporo newsów z przypadkami oszustw na pełnomocnika. Zwykle przebiega to w następujący sposób: przedsiębiorca w dobrej wierze udziela pełnomocnictwa osobie, po czym owa osoba wykonuje czynności, do których nie jest uprawniona. Osobą tą jest pracownik, księgowy, prawnik, zewnętrzny doradca. Najczęściej oszustwo polega na podpisaniu kredytu lub wykonaniu transakcji zakupu lub sprzedaży, na warunkach niekorzystnych dla firmy/właściciela. Wykrycie i odkręcenie oszustwa nie jest zbyt trudne – kosztuje jednak sporo nerwów, no i często trzeba uiścić przelew lub opłatę, nawet jeśli są nienależne. Zwrot dostaniesz później, ale co wydasz wcześniej, to wydasz wcześniej.

Przed oszustwem można zabezpieczyć się na kilka sposobów.

Nigdy nie udzielaj pełnomocnictw ogólnych.

Ogólne pełnomocnictwo pozwala takiej osobie podejmować decyzje tak jakby była właścicielem. Twoja firma to twoja firma. Kropka. Jeśli już chcesz, żeby ktoś za ciebie załatwiał różne firmowe sprawy w urzędach, stosuj pełnomocnictwa szczegółowe lub rodzajowe. W szczegółowych dokładnie opisujesz pojedynczą czynność, którą ma wykonać osoba: włącznie z datą, miejscem, drugą stroną. Na przykład: upoważniasz księgową „imię i nazwisko” do przesłania rocznego zeznania podatkowego do urzędu skarbowego „nazwa i adres urzędu” w dniu „data”. Takie pełnomocnictwo po przeprowadzeniu sprawy traci swój przedmiot, czyli staje się nieważne. W rodzajowych precyzujesz czynności przesyłania dokumentacji podatkowej do urzędu skarbowego. Na przykład: upoważniasz księgową do comiesięcznego przesyłania bieżącej dokumentacji podatkowej do urzędu skarbowego. Oszuści mogą próbować sfałszować pełnomocnictwa szczegółowe i rodzajowe, robiąc z niego inne szczegółowe/rodzajowe lub ogólne. Jest to jednak dość łatwe do wykrycia podczas weryfikacji umowy.

Nie udzielaj pełnomocnictw przypadkowym osobom.

Za osoby przypadkowe należy uważać wszelkie osoby (księgowych, prawników, doradców, pracowników), z którymi współpracujesz krócej niż 3-4 lata. Chyba rzadko który oszust będzie czekać tak długo, żeby znaleźć dobrą okazję na przekręt. Wyjątkiem są tutaj pracownicy banków, firm księgowych, kancelarii prawniczych, biur nieruchomości z dobrą reputacją rynkową – oczywiście mówimy o pełnomocnictwach rodzajowych lub szczegółowych typu wysyłanie dokumentacji do ZUS lub US. Nigdy nie udzielaj pełnomocnictw czarodziejowi biznesu spotkanemu podczas przerwy na konferencji branżowej dla przedsiębiorców. Żadna, nawet najbardziej czarodziejska oferta nie jest warta ryzykowania istnienia firmy.

Nie udzielaj pełnomocnictw na sprawy związane z dużymi kwotami pieniędzy.

Ustal sobie limit, powyżej którego wszystkie sprawy załatwiasz wyłącznie osobiście. Może to być 500 zł, 1000 zł, 2000 zł. Więcej nie polecamy, nawet jeśli obracasz milionami. Pamiętaj, że pięć przekrętów na 5000 zł każdy to już 25 tys., które twoja firma jest na minusie.

Nie udzielaj pełnomocnictw na sprawy w instytucjach lub firmach, w których wcześniej nie załatwiałeś spraw osobiście.

To wskazówka praktyczna. Jeśli masz długą historię kontaktów z bankiem, skarbówką, innymi firmami itp., pojawienie się z ważną sprawą innej osoby niż ty powinno wzbudzić podejrzenie. W takiej sytuacji pracownik urzędu, banku lub firmy skonsultuje się albo ze swoim szefem, albo zadzwoni bezpośrednio do ciebie, żeby upewnić się co do prawdziwości sprawy.

Jeśli udzielasz pełnomocnictwa, w miarę możliwości uprzedź drugą stronę, że tę sprawę pilotuje dla ciebie inna osoba. Skarbówki nie uprzedzisz, ale dostawców lub klientów – tak.

Jeśli udzielasz pełnomocnictwa, sprawdź jego wykonanie.

Pełnomocnik wykonał za ciebie określoną sprawę. Świetnie. Teraz sprawdź, jak to zrobił/zrobiła. Sprawdź, czy wszystko jest w porządku w umowie, dokumentacji. W miarę możliwości (w urzędach nie da rady) spytaj o opinię osobę, z którą twój pełnomocnik załatwił sprawę. Pełnomocnik zastępuje cię w sprawie – nie zwalnia cię od skontrolowania efektu i przebiegu załatwienia sprawy.

Planuj sprawy tak, żeby powodzenie twojej firmy nie zależało od przeprowadzenia pojedynczego dealu.

W serialach policyjnych czasem pojawiają się wątki oszustów, którzy jedną transakcją doprowadzili firmę do bankructwa. Wykorzystali oni słabość przedsiębiorców, który musieli wszystko postawić na jedną kartę, na jedną transakcję, na jeden przelew. A że była to transakcja trefna, ustawiona, przegrali. Jeśli twoje miesięczne przychody są na poziomie 50 tys., nie wchodź w deale za milion. Duże deale są spektakularne, ale też ryzykowne. Jeśli się udają, konkurencja nabiera do ciebie szacunku. Jeśli się nie udają, konkurencja się z ciebie śmieje. Nikomu nie musisz niczego udowadniać. Przedsiębiorczość to gra długoterminowa, w której statystycznie częściej zwyciężają żółwie niż zające. Konkurencja udająca zające doskonale o tym wie. (CBP)